9 formas en que un PMS ayuda al control de habitaciones de un hotel
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04/04/2018
Por Andrés Romero

El mercado exige llevar una armonía operativa en la gestión de una estructura compleja como de la que se compone el hotel. Llevar un control organizado de las habitaciones del hotel permite la optimización del recurso en la expresión por la cual se materializa la rentabilidad de éste. Generar una estructura coordinada entre la tecnología, el software y los recursos humanos influirá, en gran medida, en mejorar el control del alojamiento y en su optimización ordenada.

¿A qué nos referimos cuando hablamos del control de habitaciones de un hotel en un ‘PMS’? Un PMS (Property Management System) consiste en un sofisticado y avanzado sistema de gestión hotelera recomendado para todo tipo de hoteles y alojamientos turísticos. Este sistema permite gestionar, de manera cómoda, eficaz y sencilla el control de las habitaciones de un hotel. Operativas que van desde la gestión de reservas hasta las distintas tareas administrativas vinculadas con esta actividad, como el control de las cuentas, el mantenimiento o incluso todo tipo de gestiones que tienen que ver con recursos humanos.

De esta forma, podemos resumir que un PMS o un sistema operativo de gestión para hoteles nos permite, como su propio nombre indica, gestionar y unificar todas las rutinas diarias de nuestro alojamiento turístico para tener un control absoluto de las unidades alojativas, tanto como conjunto independiente como en una estructura compleja de suma de diferentes alojamientos.

A la hora de decantarnos por uno u otro software de gestión hotelera es muy importante que conozcamos las múltiples posibilidades que nos ofrece. De esta forma, un buen PMS para hoteles permitirá tener acceso a todas las operaciones y rutinas diarias de nuestro alojamiento desde una única y sofisticada plataforma, que posibilita mayor control del hotel. Del mismo modo, un buen sistema de gestión hotelera nos permite poder integrar todas y cada una de las reservas hechas a través de nuestro channel manager o motor de reservas online y que queden reflejadas en nuestro planning diario. Estas u otras funcionalidades son las que debemos tener en cuenta para gestionar el control de las habitaciones del hotel:

  • Gestión de reservas. A través de un PMS es posible estructurar las reservas en base a un perfil creado por cada cliente o grupo de viajeros. Un PMS como Rocketbeds es capaz de facilitar la gestión del control de habitaciones del hotel, gestionar cancelaciones, listas de espera, bloqueo de habitaciones, etc. Se acabaron los errores relacionados con la disponibilidad de espacios dentro de un hotel gracias al sistema de gestión o PMS.

Un buen sistema de gestión hotelera nos permite poder integrar todas y cada una de las reservas

  • Servicio de caja. El control económico de un hotel nunca estuvo tan simplificado y tan bien articulado sobre un software. El PMS de un hotel se encarga de controlar los pagos que están aún pendientes, los cargos extra a una habitación en concreto, la antigüedad de las cuentas, así como la permisión de diferentes métodos de pago según las preferencias de cada cliente (tarjeta de crédito, efectivo, cheque, etc.). Este sistema de gestión es capaz de generar avisos relacionados con las cuentas pendientes por abonar.

  • Base de datos completa de viajeros. Las fichas de los clientes son registradas de una manera mucho más eficiente. Se le permite al hotel tener una base de datos de todos sus clientes más optimizada y segura. Los perfiles generados por un PMS no solo contienen los datos básicos de cada huésped, sino también otro tipo de información con la que interaccionar, como los detalles de sus estancias, para la personalización de los servicios o información del histórico de su facturación.

  • Control del estado de reservas. El PMS es capaz de automatizar el estado actual de cada una de las estancias e interconectar bajo una disponibilidad con el resto de canales en el que distribuimos. Es decir, el hotel puede saber si una habitación está ya libre, limpia o bloqueada. Todo de forma automática y gestionada por determinados roles que pueden realizar interacciones determinadas.

  • Optimización de servicios.  Un hotel que apuesta por mejorar la ejecución de sus servicios es visto por los viajeros como un referente del sector turístico. Facilitar a los huéspedes el acceso a las diferentes áreas del alojamiento o mejorar el mantenimiento de habitaciones de hotel convierte su experiencia en más satisfactoria. Esto se traduce en una ventaja competitiva frente a aquellos alojamientos que aún no se han embarcado en una  transformación digital.

  • Minimizar problemáticas. Al disponer de un PMS en el control de habitaciones de un hotel, los problemas pueden ser incluso gestionados antes de que sucedan. El control de los imprevistos es todo un punto a favor para aquellos alojamientos que desean hacer de la experiencia en sus hoteles un valor añadido a sus servicios.

Disponer de una actividad actualizada y monitorizada del alojamiento permite tomar decisiones in situ y de manera inmediata

  • Internacionalización de los servicios. Los hoteles tienen una batalla ganada frente a los diferentes tipos de divisas e idiomas gracias al uso de un PMS multidioma. Las tarifas y pagos se traducen automáticamente a las distintas clases de moneda según el país de origen de los viajeros. Asimismo, los idiomas de cada cliente se pueden establecer de manera automática en la parte correspondiente a su perfil de huésped.

  • Agilidad en la toma de decisiones. Disponer de una actividad actualizada y monitorizada del alojamiento permite tomar decisiones in situ y de manera inmediata siguiendo los datos que se desprenden del PMS de su hotel.

  • Mejora en la satisfacción de los clientes. Cuando un servicio es completo, no se demora y cumple con lo prometido se establece una relación entre cliente y hotel más sólida y duradera. Esto ocurre con la mejora de la experiencia de los huéspedes, la cual puede gestionarse también por medio del PMS de un hotel.

Una vez tenemos implementado de manera óptima el PMS, será la parte del control de habitaciones del hotel una de las primeras en verse inmersa en una profunda mejora. La tecnología ha llegado al hotel para mejorar su operativa y generar un rendimiento más eficiente de un complejo sistema con multitud de variantes. Desde Rocketbeds confiamos en la potencia de un buen PMS de hotel para mejorar resultados y seguir haciendo posible la mejora de la experiencia del viajero.

 

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